Stawianie granic w pracy: jak być dostępnym liderem, nie będąc dostępnym bez przerwy?

To zdanie brzmi rozsądnie. Czasami nawet jest rozsądne.

Szybka odpowiedź rzeczywiście potrafi zakończyć temat. Problem pojawia się wtedy, kiedy takich tematów jest kilkanaście dziennie, a każdy z nich wymaga dostępu właśnie do Ciebie.

Ktoś chce potwierdzenia. Ktoś potrzebuje Twojej opinii. Ktoś ma dwie możliwości i woli, żebyś wybrała. Każda sprawa z osobna jest mała. Razem zajmują cały dzień, kawałek wieczoru i część głowy, która miała już odpoczywać.

Zanim jednak powiemy sobie: „Muszę wreszcie nauczyć się odmawiać”, warto sprawdzić, dlaczego odpowiadamy.

Może pracownik naprawdę nie ma informacji, bez której nie ruszy dalej. Może nie dostał uprawnień do podjęcia decyzji. Może jest nowy i potrzebuje pomocy.

A może trudno nam znieść, że przez kilka godzin nie będziemy wiedzieć, co dzieje się w firmie.

To są zupełnie różne sytuacje. Nie rozwiązuje się ich jednym zdaniem o asertywności.

Czasami za natychmiastową odpowiedzią stoi odpowiedzialność. Czasami lęk. Czasami przyzwyczajenie do tego, że jesteśmy osobą, która wie, decyduje i ratuje.

Można być bardzo zmęczoną tą rolą i jednocześnie niechętnie z niej rezygnować.

Telefon leży na stole. Nic się nie dzieje.

Sprawdzasz.

Odkładasz.

Po chwili sprawdzasz jeszcze raz.

Badaczki Larissa Barber i Alecia Santuzzi opisały zjawisko nazywane telepresją: zaabsorbowanie wiadomościami służbowymi i potrzebę szybkiego odpowiadania. W ich badaniach wiązało się ono między innymi z gorszą jakością snu oraz większym fizycznym i poznawczym wyczerpaniem. Nie oznacza to, że jeden wieczorny e-mail prowadzi do wypalenia. Znaczenie ma także presja, z którą czekamy na kolejną wiadomość. Barber i Santuzzi, 2015

Można więc siedzieć na kanapie i nadal pełnić dyżur. Taki, którego nikt oficjalnie nie ustalił i który właściwie nigdy się nie kończy.

Psychiczne odłączenie się od pracy ma znaczenie dla odpoczynku. Metaanaliza obejmująca ponad 38 tysięcy pracowników pokazała, że większa zdolność do pozostawienia spraw zawodowych po pracy wiązała się przeciętnie z mniejszym wyczerpaniem, lepszym snem i wyższym dobrostanem. To zależności, nie obietnica, że wyłączenie powiadomień naprawi przeciążoną firmę. Wendsche i Lohmann-Haislah, 2017

Jeśli jednak przez cały wieczór nasłuchujesz, czy ktoś Cię potrzebuje, warto potraktować to poważnie. Nawet gdy licznik czasu przed ekranem pokazuje zaledwie kilkanaście minut.

Łatwo wyobrazić sobie taki przebieg: przez wiele miesięcy odpowiadasz na wszystko. Potem przychodzi wyjątkowo trudny dzień. Kolejna osoba zagląda z „małym pytaniem”, a Ty wybuchasz.

„Czy naprawdę niczego nie możecie zrobić beze mnie?”

Dla Ciebie to setne przerwanie w tym tygodniu. Dla tej osoby być może pierwsze pytanie od rana.

Dlatego warto porozmawiać wcześniej, kiedy nie trzeba jeszcze walczyć z własną irytacją. Powiedzieć, co przestaje działać i jak chcecie to uporządkować.

Na przykład:

„Za dużo decyzji zatrzymuje się u mnie. Przez to Wy czekacie, a ja nie mam kiedy zająć się sprawami, które rzeczywiście wymagają mojej pracy. Ustalmy, co możecie rozstrzygać samodzielnie, a co zbieramy na nasze spotkanie”.

To otwiera rozmowę o organizacji pracy. Można wtedy dowiedzieć się czegoś, czego wcześniej nie było widać. Że zakres uprawnień jest niejasny. Że ktoś boi się popełnić błąd. Że dwie osoby dostały sprzeczne instrukcje.

Samo postanowienie „będę mniej dostępna” nie usuwa tych przeszkód.

To pytanie warto zadać sobie, zanim zaczniemy narzekać na kulturę ciągłej dostępności.

Jeżeli o 22.30 wysyłasz: „Mam pomysł, zerknijcie”, ktoś może odebrać to jako zadanie na teraz. Nawet jeśli dla Ciebie jest to tylko zapisanie myśli przed snem.

Można zaplanować wysyłkę na następny dzień. Można też dopisać:

„Wracamy do tego jutro, w godzinach pracy. Nie oczekuję odpowiedzi dziś”.

Tyle że później trzeba wytrzymać brak odpowiedzi.

Jeśli rano pada: „Wysłałam Wam przecież wczoraj wieczorem”, zespół szybko zrozumie, które oczekiwanie jest prawdziwe.

Zasady dostępności stają się wiarygodne w takich drobiazgach.

Wróćmy do właścicielki firmy z początku tekstu.

Załóżmy, że porozmawiała z zespołem. Ustalili godziny kontaktu, zastępstwa i sposób zgłaszania pilnych spraw. Przez kilka wieczorów telefon milczy.

Ona jednak nadal sprawdza wiadomości.

W końcu sama pisze: „Jak tam? Wszystko w porządku?”.

To też jest możliwe. Można marzyć o chwili spokoju, a kiedy przychodzi, nie bardzo wiedzieć, co z nią zrobić.

Jeżeli przez lata Twoja obecność oznaczała rozwiązywanie problemów, brak pytań może wywołać niepokój. Czy na pewno wszystko działa? Czy czegoś nie przeoczono? Czy jeszcze jestem potrzebna?

Warto zauważyć te myśli, zanim znowu otworzymy wszystkie kanały kontaktu.

A jeśli po godzinach rzeczywiście regularnie pojawiają się sprawy wymagające Twojej interwencji, trzeba przyjrzeć się organizacji. Może brakuje ludzi. Może nikt nie ma odpowiednich uprawnień. Może firma urosła, a sposób zarządzania pozostał taki jak wtedy, gdy wszystko mieściło się w jednym pokoju.

Tego nie da się rozwiązać samą silną wolą właścicielki.